Digitalisering og effektivisering af møder og projektstyring

16-12-2020

CASE

I mange år har indehaveren af Finn L. & Davidsen, Lasse Houengaard haft en drøm om at effektivisere de kedelige, monotone og lange møder, som ledelsesgruppen måtte kæmpe sig igennem hver uge. Corona-krisen og GenstartNU gav virksomheden en mulighed og ledig tid til at arbejde med dette. I dag er møderne blevet skåret ned til kun at vare en halv time. Samtidig er den interne styring og kommunikation blevet endnu skarpere. Det skyldes ikke mindst implementeringen af et digitalt projektstyringsværktøj og et nyfundet formål for ledelsesmøderne.

En innovativ opgaveløsning
Traditionelt set har blikkenslagere og elektrikere selv kørt ud og besigtiget eventuelle opgaver, før de kunne give et tidsestimat til kunden. FLD lavede for nogle år siden om i denne praksis, så kunder selv måtte oprette sine sager i virksomhedens system ved brug af billeder og videoer. Det er et unikt tilbud for branchen, der sparer tid og penge for både kunden og FLD. Virksomheden har i det hele taget haft stort fokus på at være innovative og fremadskuende i sin forretningsmodel.

Ledelse og organisation med plads til forbedring

Men mens FLD har været innovativ i opgavevaretagelsen, har virksomheden haltet efter, når det gælder organisatorisk innovation. Indehaveren Lasse Houengaard stod med for mange ledelsesopgaver selv, og så et stort potentiale i at sprede den daglige ledelse mere ud og gøre den mere overskuelig. Udfordringen var dog ikke mindst, at man ikke havde det store overblik over arbejdsopgaverne og status på disse. Blandt andet derfor var FLD’s ledelsesmøder op til fire timer lange, og bestod af en lang række monotone afrapporteringer til indehaveren, Lasse. Selvom corona-krisen ikke havde påvirket FLD’s omsætning i særlig grad, gav krisen lidt mere tid til at arbejde på de ledelsesmæssige spørgsmål. Virksomheden ønskede derfor et rådgivningsforløb om dette.

Begyndte med ledergruppemøderne samme måde.

Indehaveren Lasse ringede til GenstartNU’s hotline og fik en snak om, hvilke problemstillinger der kunne arbejdes med i et eventuelt forløb. Samtalen tog udgangspunkt i, hvad der havde fungeret godt og skidt i virksomheden i løbet af de sidste måneder, og hvad FLD burde prioritere for at få mest muligt ud af tiden med en rådgiver. FLD blev derefter henvist til en rådgiver fra Valcon, som er ekspert i ledelse og intern organisering. Sammen blev de enige om at fokusere forløbet på at gøre FLD’s ledelsesmøder kortere og mere effektive, samt i højere grad at strukturere og skabe overblik over de løbende opgaver og projekter. Fokus var på at lave en struktur, der kunne implementeres gennem hele organisationen, så kommunikationen mellem alle ledelseslag fungerede på
samme måde.

Tilpasning af forretningsmodellen

FLD og rådgiveren fra Valcon lavede sammen en plan for forløbet, der havde en workshop som omdrejningspunkt, og hvor målet var at restrukturere ledelsesmøderne. Gennemgang af ledelsesmøderne På workshoppen drøftede rådgiveren og ledelsesgruppen, der består af i alt otte personer, hvordan strukturen for ledelsesmøderne fremover skulle se ud. De havde især fokus på:

− Hvor lang tid skal møderne tage?
− Hvor ofte skal møderne holdes?
− Hvilken dagsorden skal der tages udgangspunkt i?
− Hvilke mål er der med hhv. de store, sjældne møder og de mindre, hyppigere møder?

Workshoppen blev struktureret efter modellen ”Effektive ledergrupper”, som er udviklet af det norske konsulentfirma Bang & Midelfart. Modellen tager udgangspunkt i, hvilke overordnede elementer gode ledelsesgrupper har til fælles, og hvordan man kan implementere dette i sin egen organisation. Rådgiveren strukturerede workshoppen efter modellens temaer, men lod ledelsesgruppen frit drøfte, hvad løsningerne skulle bestå i. Rådgiverens rolle var dermed primært facilitering af debatten. Som virksomhedsejeren Lasse sagde: ”Uden rådgiveren ville det bare være hverdag”. Sammen blev ledelsesgruppen mere opmærksom på, hvad der var nødvendigt at have med på dagsordenen i møderne, og hvilke temaer der kan håndteres på anden vis. Efter workshoppen deltog rådgiveren i en håndfuld ledelsesmøder for at sikre, at mødestrukturen blev overholdt og brugt bedst muligt, og at ledelsesgruppen ikke bare faldt tilbage på de sædvanlige dårlige vaner.

Implementering af Microsoft Planner

Ledelsesgruppen opdagede, at noget af det mest tidskrævende og kedelige ved møderne var, at meget af indholdet ikke angik alle i gruppen. Man så hellere, at man på ledelsesmøderne fokuserede på de ting, som var relevante for alle eller næsten alle i ledelsesgruppen. Rådgiveren introducerede ledelsesgruppen til Microsoft Planner for at understøtte den daglige kommunikation på tværs af ledelseslagene, så man ikke behøvede at snakke om alle opgaverne ved ledelsesmøderne. Planner hjælper virksomheden med at planlægge, delegere og koordinere opgaver, samt med at skabe et visuelt overblik over status og fremdrift på projekter. Værktøjet er i dag implementeret i hele virksomheden, så man digitalt kan følge med i udestående, gennemførte og forsinkede opgaver.

Resultater:
FLD har med forløbet formået at få bedre struktur og undgå gentagelser ved ledelsesmøderne. Samtidig har virksomheden fået skabt et bedre overblik over fremdriften i de forskellige arbejdsopgaver.

> Effektiv mødestruktur
Rådgivningsforløbet har betydet, at varigheden af ledelsesmøderne er skåret fra op til fire timer til kun en halv time. Den store tidsbesparelse er muliggjort af, at man har skåret det kedelige og irrelevante fra og udviklet en bedre struktur for med møderne:

1. Mødeleder udpeges (før var det altid direktøren, der styrede møderne, men nu går det på skift)
2. To positive historier fra deltagernes seneste uge
3. Gennemgang af projekter og opgaver, hvor datoerne er overskredet iflg. Microsoft Planner, samt aftale om, hvem der er ansvarlige for at tage hånd om dette
4. Evaluering af mødelederen – hvad har fungeret godt og skidt ift. at være effektive, og hvordan strammer man op på dette?

> Bedre overblik over opgaverne
Implementeringen af Microsoft Planner har muliggjort, at FLD kunne skrue lidt ned for den direkte dialog mellem ledelseslagene. Overblikket over fremdrift på projekter gør samtidig, at man til ledelsesmøderne kun har behov for at tage de projekter op, hvor der var sket tidsoverskridelser. Virksomheden er stadig ved at få udrullet systemet til alle ledelseslag. Men forventningen er, at implementeringen er tilendebragt i løbet af et par måneder. Og derefter vil man have en ensartet og overskuelig oversigt, som alle i virksomheden nemt kan tilgå og genkende. Samtidig har den øgede digitalisering i opgaveoversigten hjulpet FLD til at blive mere digitale i den daglige kommunikation. FLD er på få måneder gået fra mødetelefon og fysiske møder til, at man i dag holder tre ud af fire møder på Microsoft Teams, hvor man kan gennemgå Planner sammen.

Læringspunkter

− Der går meget tid tabt på ufokuserede og langvarige ledelsesmøder. En gennemgang af mødernes formål og frekvens samt regelmæssig evaluering af, om man holder møderne på sporet,
kan hjælpe ledelsen til at spare meget tid.
− Digital understøttet ledelse gennem nye værktøjer kan supplere direkte mundtlig og skriftlig koordinering – og samtidig sikre ensartethed i kommunikation og tilgang på tværs af organisationen.
− Rådgivningsværktøjer, der bygger på gode erfaringer fra effektive ledelsesteams, kan hjælpe til at udvikle innovative løsninger i din virksomheds daglige ledelse og organisering af opgaverne.