Kommunikation som livsnerven i byggeprojekter

I vellykkede byggeprojekter oplever vi kommunikation ikke blot som en støttefunktion, men som et bærende element på linje med projektledelse, kvalitetssikring og økonomistyring. Det er afgørende, at kommunikationen fungerer smidigt og systematisk – ikke mindst når opgaven foregår i et beboet miljø. Her kan kommunikationen være forskellen mellem en tryg, effektiv proces eller en sag, der drukner i tvister, forsinkelser og unødvendigt ressourceforbrug.

I takt med at FLD har udført stadig større renoveringer over årene, har fokus på kommunikation i et byggeprojekt udviklet sig tilsvarende. Kommunikationen reducerer helt tydeligt antallet af fejl og misforståelser og skaber en fælles forståelse af krav, tidsplaner og forventninger. I beboede områder er denne effekt endnu tydeligere. Her kan uklare budskaber resultere i utryghed, utilfredshed eller konflikter, der forplanter sig direkte ind i projektets tidsplan og økonomi.

”Vi ser en tydelig forskel i vores projekter, når kommunikationen er klar, konsekvent og rettidig. Det har direkte indflydelse på et projekts fremdrift”, fortæller Lasse Houengaard, ejer af FLD.

En byggesag bør udføres ud fra den praksis, at kommunikation ikke er noget, der “sker undervejs”, men udgør et struktureret og professionelt spor i byggesagen. Det skal begynde længe før, den første håndværker går i gang og fortsætte, indtil den sidste mangel er udbedret.

”Gennem mange år har vi arbejdet på at opbygge et specialiseret kompetencefelt inden for beboerkommunikation og interessentstyring. Det gør os nu i stand til at skabe den ro, stabilitet og det overblik, som både rådgivere og bygherrer efterspørger. Især når projekterne er komplekse og omgivet af mange menneskelige hensyn”, fortæller Lasse Houengaard.

Kommunikation med en strategisk tilgang til interessentstyring

Interessentbilledet er midlertidigt dog langt mere komplekst. Ud over bygherre, rådgivere, underentreprenører og beboerne skal der også tages højde for lokale daginstitutioner, driftspersonale og nogle gange offentlige myndigheder. En vellykket byggeproces kræver, at alle disse parter er tænkt ind fra starten.

Hos FLD har det været afgørende med en systematisk model for interessentstyring, hvor hver målgruppe kortlægges allerede i tilbudsfasen. Her fremstår kommunikationsbehovet og forventningerne tydeligt. Denne struktur omsættes til en kommunikationsplan specifikt tilpasset den aktuelle sag, og som danner et fælles arbejdsgrundlag. Det sikrer både transparens og forudsigelighed. Dette er to forhold, som ofte er afgørende for et vellykket projektsamarbejde.

Nødvendigheden af ”beboer-genet” i kommunikationen

En gennemarbejdet beboerproces bør være et centralt omdrejningspunkt i alle byggeprojekter. Men uanset mængden af informationsmateriale, varslinger, beboermøder, osv. afhænger processen altid af menneskerne bag. Under udførelsen findes beboer-genet frem hos montørerne. Det betyder, at de er vant til at træde ind i beboede lejligheder, udvise respekt for privatlivets rum og sikre en løbende oprydning og sikker færden. Det er fuldstændig afgørende for den gode proces, at beboerne føler sig trygge i hele forløbet.

Et afgørende element i kommunikationen er beboerkoordinatoren, som fungerer som bindeled mellem beboerne og byggeledelsen. Med sin nærværende tilstedeværelse og den nødvendige tålmodighed har beboerkoordinatoren et stort ansvar for at skabe tryghed hos beboerne.

”Vi oplever, at det skaber et trygt, genkendeligt ansigt for beboerne og en entydig kontaktflade for rådgiverne, når én dedikeret medarbejder tager ansvar for beboerhåndteringen på vores projekter. Vores medarbejdere med ansvaret for beboerkommunikation gør en meget stor forskel”, fortæller Lasse Houengaard.

Digitalisering som løftestang for transparens

Digitale løsninger spiller en central rolle i den effektive kommunikation og har vundet indpas på de fleste byggesager hos FLD i dag. Varslinger, mødeindkaldelser og projektinformationer udsendes digitalt, og beboere kan deltage i informationsmøder via Teams eller tilgå informationer på et dedikeret projektwebsite.

HR- og projektkoordinator hos FLD, Rikke Lemche har været en af initiativtagerne til en digital beboerassistent, som i dag anvendes på en lang række sager hos FLD. Assistenten fungerer som en chatbot på projektwebsitet. Her kan beboerne døgnet rundt kan chatte sig til svar på de oftest stillede spørgsmål – FAQ – vi støder på under en byggesag:

”Vi oplever flere og flere beboere tage chatbotten til sig, og det giver både os og dem en langt større fleksibilitet. Selvfølgelig afvejer vi altid fra sag til sag, om den digitale assistent passer til sagen. Men dér, hvor det giver mening, der anvender vi den. Det sparer vores beboerkoordinatorer for en hel del henvendelser. Så kan de bruge tid på at være nærværende og fysisk til stede hos andre beboere, som har behov for den form for kommunikation,” fortæller Rikke Lemche.

Denne kombination af digital kommunikation og personlig tilstedeværelse er et vigtigt element i kommunikationen med beboerne. Det giver færre afbrydelser og mindre støj på linjerne hos rådgiverne.

Den gensidige værdi af et godt beboersamarbejde

Et veltilrettelagt beboerforløb skaber værdi langt ud over beboernes umiddelbare tryghed. For rådgivere giver det færre konflikter, færre afklaringsspørgsmål og et langt mere stabilt produktionsflow.

Når beboerne ved, hvad der skal ske hvornår, og hvordan det påvirker deres hverdag, falder antallet af uforudsete hændelser dramatisk. Lasse Houengaard: ”Vores erfaring er, at et godt beboersamarbejde smitter positivt af på hele byggesagen. Beboerne får større forståelse for byggeprocessen, hvilket øger deres samarbejdsvilje. Nogle gange indgår beboere endda i flexjob eller praktik på byggesagen, og det styrker den lokale forankring og forbedrer den samlede projektkultur. Samtidig bidrager fælles markeringer af milepæle i vores byggesager til at skabe et positivt fællesskab omkring renoveringen”.

Ved FLD’s store renovering af Bispeparken var beboerkommunikationen afgørende for projektet. Der skulle tages alternative midler i brug for at imødekomme den brede beboerskare og skabe tryghed hos beboerne. ”Det var tydeligt for os, at det ville gavne vores arbejde i høj grad, hvis vi kunne skabe en tættere relation til beboerne. Fx ved at bidrage til nogle positive oplevelser for de mange børn i Bispeparken. Vi ønskede ganske enkelt at møde beboerne under nogle andre forhold, end når håndværkeren banker på døren”, fortæller Lasse Houengaard. FLD inviterede derfor beboerne og deres børn til børnedag med isbil, kridttegning og ansigtsmaling en eftermiddag i maj 2022. Det skabte en helt anden relation til beboerne, som tydeligt kunne mærkes i tiden efter.

Entreprenøren skal også være rådgivernes tryghedspartner

En entreprenør skal aktivt arbejde for at skabe ro i byggeprocessen, og det er bl.a. gennem kommunikationen. Kommunikationsindsatsen skal aflaste rådgiverne og sikre, at tekniske spørgsmål, kvalitetssikring og projektstyring kan udføres uden afbrydelser fra beboerrelaterede problemer. Lasse Houengaard: ”Det giver os faktisk rollen som rådgivernes tryghedspartner, men det er altafgørende for den gode beboer- og byggeproces, at vi kan have det tætte samarbejde”.

For FLD er kommunikation ikke blot et værktøj. Det er en integreret del af opgaveløsningen og en kompetence, der sikrer større tryghed, færre konflikter og mere stabile projekter.

Har du input eller ønsker du at fortsætte dialogen?
Så kontakt ejer af FLD, Lasse Houengaard på lasse@fld.dk.